கணக்கியல் தகவல் அமைப்பு (AIS) என்றால் என்ன?
ஒரு கணக்கியல் தகவல் அமைப்பு (AIS) என்பது முதலீட்டாளர்கள், கடன் வழங்குநர்கள் மற்றும் வரி அதிகாரிகளுக்கு தகவல்களைப் புகாரளிக்க உள் பயனர்களால் பயன்படுத்தப்படும் நிதி மற்றும் கணக்கியல் தரவை சேகரித்தல், சேமித்தல் மற்றும் செயலாக்குதல் ஆகியவற்றை உள்ளடக்கியது. இது பொதுவாக தகவல் தொழில்நுட்ப ஆதாரங்களுடன் இணைந்து கணக்கியல் செயல்பாட்டைக் கண்காணிப்பதற்கான கணினி அடிப்படையிலான முறையாகும். நவீன தகவல் தொழில்நுட்ப ஆதாரங்களுடன் பொதுவாக ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட கணக்கியல் கோட்பாடுகளின் (GAAP) பயன்பாடு போன்ற பாரம்பரிய கணக்கியல் நடைமுறைகளை AIS ஒருங்கிணைக்கிறது.
ஒரு கணக்கியல் தகவல் அமைப்புகள் (AIS) எவ்வாறு பயன்படுத்தப்படுகிறது
கணக்கியல் தகவல் அமைப்பில் கணக்கியல் சுழற்சியில் முக்கியமான பல்வேறு கூறுகள் உள்ளன. ஒரு அமைப்பில் உள்ள தகவல்கள் தொழில்கள் மற்றும் வணிக அளவுகளில் வேறுபடுகின்றன என்றாலும், ஒரு பொதுவான AIS இல் வருவாய், செலவுகள், வாடிக்கையாளர் தகவல், பணியாளர் தகவல் மற்றும் வரி தகவல் தொடர்பான தரவு அடங்கும். குறிப்பிட்ட தரவுகளில் விற்பனை ஆர்டர்கள் மற்றும் பகுப்பாய்வு அறிக்கைகள், கொள்முதல் கோரிக்கைகள், விலைப்பட்டியல், காசோலை பதிவேடுகள், சரக்கு, ஊதியம், லெட்ஜர், சோதனை இருப்பு மற்றும் நிதி அறிக்கை தகவல் ஆகியவை அடங்கும்.
ஒரு கணக்கியல் தகவல் அமைப்பில் தகவல்களைச் சேமிக்க ஒரு தரவுத்தள அமைப்பு இருக்க வேண்டும். இந்த தரவுத்தள அமைப்பு பொதுவாக அட்டவணை மற்றும் தரவு கையாளுதலை அனுமதிக்கும் வினவல் மொழியுடன் திட்டமிடப்பட்டுள்ளது. தரவை உள்ளீடு செய்வதற்கும் முன்னர் சேமிக்கப்பட்ட தரவைத் திருத்துவதற்கும் AIS க்கு ஏராளமான புலங்கள் உள்ளன. கூடுதலாக, கணக்கியல் தகவல் அமைப்புகள் பெரும்பாலும் வைரஸ்கள், ஹேக்கர்கள் மற்றும் தகவல்களை சேகரிக்க முயற்சிக்கும் பிற வெளிப்புற ஆதாரங்களுக்கு எதிராக எடுக்கப்படும் தடுப்பு நடவடிக்கைகளுடன் மிகவும் பாதுகாப்பான தளங்களாக இருக்கின்றன. அதிகமான நிறுவனங்கள் தங்கள் தரவை மின்னணு முறையில் சேமித்து வைப்பதால் சைபர் பாதுகாப்பு மிகவும் முக்கியமானது.
ஒரு கணக்கியல் தகவல் அமைப்பின் பல்வேறு வெளியீடுகள் அதன் தரவு கையாளுதல் திறன்களின் பல்திறமையை எடுத்துக்காட்டுகின்றன. வாடிக்கையாளர் தகவல்களை அடிப்படையாகக் கொண்ட பெறத்தக்க கணக்குகள், நிலையான சொத்துகளுக்கான தேய்மான அட்டவணைகள் மற்றும் நிதி அறிக்கையிடலுக்கான சோதனை நிலுவைகள் உள்ளிட்ட அறிக்கைகளை AIS தயாரிக்கிறது. வாடிக்கையாளர் பட்டியல்கள், வரிவிதிப்பு கணக்கீடுகள் மற்றும் சரக்கு நிலைகளும் மீண்டும் உருவாக்கப்படலாம். இருப்பினும், கடிதங்கள், குறிப்புகள் அல்லது விளக்கக்காட்சிகள் AIS இல் சேர்க்கப்படவில்லை, ஏனெனில் இந்த பொருட்கள் ஒரு நிறுவனத்தின் நிதி அறிக்கை அல்லது புத்தக பராமரிப்புடன் நேரடியாக தொடர்புபடுத்தப்படவில்லை.
கணக்கியல் தகவல் அமைப்புகளின் நன்மைகள்
இடைநிலை இடைமுகம்
ஒரு கணக்கியல் தகவல் அமைப்பு பல துறைகளில் இடைமுகப்படுத்த முயற்சிக்கிறது. அமைப்புக்குள், விற்பனைத் துறை விற்பனை வரவு செலவுத் திட்டத்தை பதிவேற்றலாம். இந்த தகவல்களை சரக்கு மேலாண்மை குழு சரக்கு எண்ணிக்கைகள் மற்றும் பொருட்களை வாங்குவதற்குப் பயன்படுத்துகிறது. சரக்கு வாங்கியவுடன், புதிய விலைப்பட்டியலின் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளை கணினி அறிவிக்க முடியும். ஒரு AIS ஒரு புதிய ஆர்டரைப் பற்றிய தகவல்களையும் பகிர்ந்து கொள்ளலாம், இதனால் உற்பத்தி, கப்பல் மற்றும் வாடிக்கையாளர் சேவைத் துறைகள் விற்பனையைப் பற்றி அறிந்திருக்கும்.
உள் கட்டுப்பாடுகள்
கணக்கியல் தகவல் அமைப்புகளின் ஒருங்கிணைந்த பகுதி உள் கட்டுப்பாடுகளுடன் தொடர்புடையது. ஒரு நிறுவனத்திற்குள் முக்கியமான வாடிக்கையாளர், விற்பனையாளர் மற்றும் வணிகத் தகவல்கள் பராமரிக்கப்படுவதை உறுதிசெய்ய கொள்கைகள் மற்றும் நடைமுறைகள் கணினியில் வைக்கப்படலாம். உடல் அணுகல் ஒப்புதல்கள், உள்நுழைவு தேவைகள், அணுகல் பதிவுகள், அங்கீகாரங்கள் மற்றும் கடமைகளைப் பிரித்தல் ஆகியவற்றின் மூலம் பயனர்கள் தங்கள் வணிகச் செயல்பாட்டைச் செய்வதற்குத் தேவையான தொடர்புடைய தகவல்களுக்கு மட்டுமே மட்டுப்படுத்த முடியும்.
