பொது கணக்கியல் லெட்ஜராக எக்செல் பயன்படுத்துவது எப்படி

சில பரிவர்த்தனைகளைக் கொண்ட ஒரு சிறு வணிகத்திற்கு, ஒரு ஆர்வமுள்ள வணிக உரிமையாளர் கணக்கியல் மென்பொருளுக்கு மாற்றாக எக்செல் பயன்படுத்தலாம். எக்செல் ஒரு பொது லெட்ஜரை உருவாக்க மற்றும் பராமரிக்க தேவையான அனைத்து கருவிகளையும் கொண்டுள்ளது, ஆனால் இதற்கு அடிப்படை கணக்கியல் பற்றிய உறுதியான புரிதலும் விவரங்களுக்கு கவனம் தேவை. வணிக உரிமையாளர்களுக்கு அவர்கள் தயாராக இருக்கிறார்களா அல்லது கணக்கியல் மென்பொருளில் முதலீடு செய்வதற்கான ஆதாரங்கள் உள்ளதா எனத் தெரியவில்லை, கணக்கியல் மென்பொருள் வாங்கும் வரை கணக்கு பதிவுகளை வைத்திருக்கத் தொடங்க எக்செல் ஒரு நல்ல இடமாக இருக்கலாம்.

எக்செல் ஒரு பொது லெட்ஜராகப் பயன்படுத்துதல்

ஒரு எளிய பதிவு வைத்தல் அமைப்பில் முதலில் பரிவர்த்தனை தேதி, பரிவர்த்தனை விளக்கம் மற்றும் விலைப்பட்டியல் அல்லது காசோலை எண்கள் போன்ற குறிப்பு எண்ணிற்கான நெடுவரிசைகள் இருக்க வேண்டும். அடுத்த நெடுவரிசைகள் வருடத்தில் பயன்படுத்த வேண்டிய ஒவ்வொரு கணக்குகளையும் பட்டியலிடும். கவனமாக சிந்தனை கணக்குகளைத் தேர்ந்தெடுப்பதில் செல்ல வேண்டும், ஏனெனில் திரும்பிச் சென்று பின்னர் மாற்றங்களைச் செய்வது கடினம். இடமிருந்து வலமாக, பட்டியலிடப்பட்ட முதல் கணக்குகள் வருமான அறிக்கை கணக்குகளாக இருக்க வேண்டும், இது வருவாயில் தொடங்கி செலவுகளுடன் முடிவடையும். அடுத்து சொத்து கணக்குகள், பின்னர் பொறுப்புக் கணக்குகள் மற்றும் கடைசியாக எந்த பங்கு கணக்குகளும் இருக்கும்.

நிறுவனத்தின் அனைத்து பரிவர்த்தனைகளையும் கண்காணிக்க பொது லெட்ஜர் இரட்டை நுழைவு புத்தக பராமரிப்பு பயன்படுத்துகிறது, மேலும் எக்செல் ஒரு பொது லெட்ஜராக பயன்படுத்தத் தொடங்குவதற்கு முன்பு இந்த கருத்தைப் பற்றி உறுதியான புரிதல் வைத்திருப்பது முக்கியம்.

இரட்டை நுழைவு புத்தக பராமரிப்பு என்றால் என்ன?

இது ஒரு புதிய நிறுவனம் என்றால், முதல் பரிவர்த்தனை நிறுவனத்தில் முதலீடு செய்யப்பட்ட பங்குகளாக இருக்கும். உதாரணமாக, ஜேன் என்ற தொழில்முனைவோர் ஒரு இயந்திரக் கடையைத் திறக்க முடிவு செய்கிறார் என்று சொல்லலாம். வியாபாரத்தைத் தொடங்க அவர் சேமிப்பிலிருந்து 50, 000 750, 000 வைத்திருக்கிறார் மற்றும் நிதிகளுடன் வணிக சோதனை கணக்கைத் திறக்கிறார்.

இரட்டை நுழைவு புத்தக பராமரிப்பு கருத்துகளைப் பயன்படுத்தி, இந்த பரிவர்த்தனை நிறுவனத்தின் பணக் கணக்கை (டெபிட் என்ட்ரி) அதிகரிக்கும் என்றும் உரிமையாளரின் ஈக்விட்டி கணக்கில் (கிரெடிட் என்ட்ரி) அதிகரிப்பால் ஈடுசெய்யப்படும் என்றும் ஜேன் அறிவார். இந்த எக்செல் அமைப்பில், அனைத்து பற்று உள்ளீடுகளும் நேர்மறை மதிப்புகளாக பதிவு செய்யப்பட வேண்டும், அதே நேரத்தில் அனைத்து கடன் உள்ளீடுகளும் எதிர்மறை மதிப்புகளுடன் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும்.

இந்த எடுத்துக்காட்டில், ஜேன் பரிவர்த்தனை தேதி மற்றும் விரிதாளின் முதல் வரிசையில் “மூலதன முதலீடு” போன்ற விளக்கத்தை உள்ளிட வேண்டும். பின்னர் அவர் விரிதாளின் “ரொக்கம்” கணக்கு நெடுவரிசையில் நேர்மறையான 50, 000 750, 000 நுழைவு மற்றும் விரிதாளின் “உரிமையாளரின் பங்கு” கணக்கு நெடுவரிசையில் எதிர்மறையான 50, 000 750, 000 நுழைவு வைப்பார். எண்களைச் சரிபார்க்க, ஒவ்வொரு வரிசையிலும் உள்ளீடுகள் அனைத்தும் பூஜ்ஜிய டாலர்களாக இருப்பதை உறுதிசெய்ய ஜேன் ஒரு தொகை சூத்திரத்தைப் பயன்படுத்த வேண்டும்.

அங்கிருந்து, ஜேன் ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனைக்கும் ஒரு வரியை தொடர்ந்து உள்ளிடுவார். நிறுவனத்தின் பணத்துடன் அவர் உபகரணங்களை வாங்கினால், "உபகரணங்கள்" கணக்கு நெடுவரிசையில் ஒரு பற்று அல்லது நேர்மறையான நுழைவு மற்றும் "பணம்" கணக்கு நெடுவரிசைக்கு கடன் அல்லது எதிர்மறை நுழைவு ஆகியவற்றைக் காண்பிப்பதற்காக ஜேன் ஒரு பரிவர்த்தனையில் நுழைவார். அவர் ஒரு வாடிக்கையாளருக்கு எந்திர சேவைகளை விற்றால், அவர் "வருவாய்" கணக்கில் ஒரு கிரெடிட்டையும், "ஈக்விட்டி" கணக்கில் ஒரு பற்றையும் பதிவு செய்வார்.

இறுதியாக, ஒவ்வொரு கணக்கு நெடுவரிசைக்கும் மொத்தம் விரிதாளின் அடிப்பகுதியில் தொகுக்கப்பட வேண்டும். தற்போதைய நிகர வருமானத்தை கணக்கிட அனைத்து வருமான கணக்குகளின் கூட்டுத்தொகையும் ஒன்றாக சேர்க்கப்படலாம். கணக்கிடத் தேவையான பிற நெடுவரிசைகளை உள்ளமைக்கலாம், எடுத்துக்காட்டாக, மொத்த சொத்துக்கள், மொத்த பொறுப்புகள் மற்றும் மொத்த பங்கு.