ஒரு வவுச்சர் என்றால் என்ன?
ஒரு வவுச்சர் என்பது ஒரு நிறுவனத்தின் கணக்குகள் செலுத்த வேண்டிய துறையால் பயன்படுத்தப்படும் ஒரு ஆவணமாகும், இது ஒரு பொறுப்பை செலுத்துவதற்கு ஒப்புதல் அளிக்க தேவையான அனைத்து துணை ஆவணங்களையும் சேகரித்து தாக்கல் செய்கிறது. ஒரு வவுச்சர் என்பது அடிப்படையில் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளுக்கான காப்பு ஆவணங்கள் ஆகும். செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் விற்பனையாளர்கள் மற்றும் சப்ளையர்களுக்கு நிறுவனங்கள் செலுத்த வேண்டிய குறுகிய கால பில்கள்.
வவுச்சர் முக்கியமானது, ஏனெனில் இது ஒரு உள் கணக்கியல் கட்டுப்பாட்டு பொறிமுறையாகும், இது ஒவ்வொரு கட்டணமும் சரியாக அங்கீகரிக்கப்படுவதையும், வாங்கிய பொருட்கள் அல்லது சேவைகள் உண்மையில் பெறப்படுவதையும் உறுதி செய்கிறது.
முக்கிய எடுத்துக்காட்டுகள்
- ஒரு வவுச்சர் என்பது ஒரு விலைப்பட்டியலுக்கான துணை ஆவணங்களைக் கொண்ட ஒரு நிறுவனத்தின் கணக்குகள் செலுத்த வேண்டிய துறையால் பயன்படுத்தப்படும் ஒரு ஆவணமாகும். ஒரு வவுச்சர் என்பது அடிப்படையில் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளுக்கான காப்பு ஆவணங்கள் ஆகும், அவை விற்பனையாளர்கள் மற்றும் சப்ளையர்களுக்கு நிறுவனங்கள் செலுத்த வேண்டிய பில்கள் ஆகும். ஒரு வவுச்சரில் உள்ள ஆவணங்களில் சப்ளையர் அடங்கும் விலைப்பட்டியல், செலுத்த வேண்டிய தொகை, உரிய தேதி, பொது லெட்ஜர் கணக்குகள் மற்றும் கப்பல் ரசீதுகள். நிலுவையில் உள்ள வவுச்சர்களின் தொகைகள் அனைத்தும் மொத்தம், மற்றும் ஒரு மொத்த தொகை இருப்புநிலைக் கணக்கில் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளாக பதிவு செய்யப்படுகிறது.
வவுச்சர்கள் எவ்வாறு செயல்படுகின்றன
நிறுவனங்கள் ஒரு கணக்கியல் காலம் முழுவதும் சப்ளையர்கள் மற்றும் விற்பனையாளர்களுக்கு பல்வேறு குறுகிய கால நிதிக் கடமைகளைக் கொண்டுள்ளன. ஒரு நிறுவனம் நிறுவனத்தின் பொருட்களின் உற்பத்தியில் பயன்படுத்தப்படும் சப்ளையர்களிடமிருந்து சரக்கு அல்லது மூலப்பொருட்களை வாங்க வேண்டியிருக்கும். 30, 60, அல்லது 90 நாட்கள் போன்ற எதிர்காலத்தில் பணம் செலுத்த அனுமதிக்கும் சப்ளையர்கள் நிறுவனத்திற்கு கடன் நீட்டிப்பை வழங்குகிறார்கள்.
ஒரு வவுச்சர் என்பது ஒரு படிவமாகும், அதில் செலுத்த வேண்டிய பணம் மற்றும் ஒரு சப்ளையர் அல்லது விற்பனையாளருக்கு செலுத்த வேண்டிய எந்தவொரு கொடுப்பனவுகளையும் காட்டும் அனைத்து துணை ஆவணங்களும் அடங்கும். வவுச்சர் மற்றும் தேவையான ஆவணங்கள் வவுச்சர் பதிவேட்டில் பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளன. ஒரு வவுச்சரில் உள்ள சில துணை ஆவணங்களில் பின்வருவன அடங்கும்:
- செலுத்த வேண்டிய சப்ளையர் விற்பனையாளர் அல்லது சப்ளையர் பெயரிடமிருந்து விலைப்பட்டியல் செலுத்த வேண்டிய தொகை, உரிய தேதி, மற்றும் விலைப்பட்டியலை ஆரம்பத்தில் செலுத்துவதற்கு சப்ளையர் வழங்கிய ஏதேனும் தள்ளுபடிகள் போன்றவை. நிறுவனத்தின் கொள்முதல் ஆணை நிறுவனம் சப்ளையரிடமிருந்து பொருட்களைப் பெற்றதாகக் காட்டும் ரசீது பொது லெட்ஜர் கணக்கியல் நோக்கங்களுக்காகப் பயன்படுத்தப்பட வேண்டிய கணக்குகள் வாங்குதல் மற்றும் பணம் செலுத்துவதற்கான நிறுவனத்தில் அங்கீகரிக்கப்பட்ட பிரதிநிதிகளிடமிருந்து கையொப்பங்கள் சப்ளையருக்கு விலைப்பட்டியல் செலுத்தப்பட்டவுடன் கட்டணம் மற்றும் தேதி உறுதிப்படுத்தல்.
நிலுவைத் தொகையை வைத்திருக்கும் அனைத்து வவுச்சர்களின் மொத்த தொகை இருப்புநிலைக் கணக்கில் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளாக பதிவு செய்யப்படுகிறது. வவுச்சர் செலுத்தப்பட்டதும், பணம் செலுத்தியதற்கான ஆதாரம் வவுச்சரில் சேர்க்கப்பட்டு கட்டண வவுச்சராக பதிவு செய்யப்படுகிறது.
வவுச்சர்கள் எவ்வாறு உதவியாக இருக்கும்
தணிக்கை செய்யப்படும்போது நிறுவனத்தின் வவுச்சர்கள் ஒரு முக்கிய ஆதாரமாக செயல்படுகின்றன. நிதி அறிக்கைகள் பொருள் தவறாகப் புரிந்து கொள்ளப்படவில்லையா என்பதைத் தீர்மானிக்க ஒரு தணிக்கையாளர் ஒரு சில நடைமுறைகளைச் செய்கிறார். வாங்கிய பொருட்கள் உண்மையில் பெறப்பட்டதாக வவுச்சர்கள் ஆவணம், இது நிதிநிலை அறிக்கைகளில் இடுகையிடப்பட்ட பொருட்கள் மற்றும் சேவைகள் உண்மையிலேயே உள்ளன என்ற தணிக்கையாளரின் கூற்றை ஆதரிக்கிறது. வவுச்சர்கள் விற்பனையாளர்களுக்கு நிறுவனத்தின் பணத்தை செலுத்துவதையும் நியாயப்படுத்துகிறார்கள் மற்றும் பரிவர்த்தனையை இடுகையிட பயன்படுத்தப்படும் பொது லெட்ஜர் கணக்குகளை ஆவணப்படுத்துகிறார்கள்.
ஒரு வவுச்சர் முறையைப் பயன்படுத்துவது நிறுவனத்தின் சொத்துக்களைத் திருட ஊழியர்கள் இணைக்கும் அபாயத்தையும் குறைக்கிறது. பணியாளர்கள் திருட்டைத் தடுக்க வணிகங்கள் கடமைகளைப் பிரிப்பதைப் பயன்படுத்துகின்றன, அதாவது நிறுவனத்திற்குள் உள்ள பல்வேறு நபர்களுக்கு முக்கியமான பணிகள் ஒதுக்கப்படுகின்றன. பணிகள் பல நபர்களால் செய்யப்படுகின்றன என்பதற்கான வவுச்சர் ஆவணங்கள் மற்றும் ஒரு காகித வழியை உருவாக்குகிறது, இதனால் கடமைகள் சரியாக பிரிக்கப்பட்டன என்பதை ஒரு தணிக்கையாளர் உறுதிப்படுத்த முடியும்.
ஒரு வவுச்சரின் எடுத்துக்காட்டு
ஒரு உள்ளூர் உணவகம் அதன் விற்பனையாளர்களிடமிருந்து ஒவ்வொரு சில நாட்களுக்கு இறைச்சி மற்றும் மீன்களை ஆர்டர் செய்கிறது. உணவக மேலாளர் 30 பவுண்டுகள் இறைச்சிக்கான கொள்முதல் ஆணையை நிரப்புகிறார், மேலும் உரிமையாளர் கப்பலை ஏற்றுமதி செய்வதற்கான கொள்முதல் ஆணையைத் தொடங்குகிறார். ஏற்றுமதி பெறப்படும்போது, கப்பலின் உள்ளடக்கங்கள் கொள்முதல் ஆணைடன் ஒப்பிடப்படுகின்றன. செயல்முறையை ஆவணப்படுத்த உணவகம் ஒரு கப்பல் ரசீதை நிறைவு செய்கிறது, மேலும் கப்பல் ரசீது விற்பனையாளரின் விலைப்பட்டியலுடன் ஒப்பிடப்படுகிறது.
இணைக்கப்பட்ட ஆவணங்களை விளக்கும் அட்டைப் பக்கமான வவுச்சரில், கொள்முதல் ஆணை, கப்பல் ரசீது மற்றும் விலைப்பட்டியல் ஆகியவை அடங்கும். கொள்முதல் தொகை சேர்க்கப்பட்டு, செலுத்தும் வரை இருப்புநிலைக் கணக்கில் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகளில் பதிவு செய்யப்படும். காசோலையில் கையொப்பமிடுவதற்கு முன்பு உரிமையாளர் அனைத்து வவுச்சர் தகவல்களையும் மதிப்பாய்வு செய்கிறார்.
பரிவர்த்தனையை பதிவு செய்ய பயன்படுத்தப்படும் பொது லெட்ஜர் கணக்குகளும் வவுச்சரில் அடங்கும். எடுத்துக்காட்டாக, உணவகம், இறைச்சி சரக்குக் கணக்கை வரவு வைக்கலாம் (அதிகரிக்கலாம்) மற்றும் பணம் பதிவு செய்ய பணக் கணக்கை பற்று (குறைக்கலாம்). வவுச்சர் செலுத்தப்பட்டிருப்பதைக் காண்பிப்பதற்கான கட்டண ரசீது மற்றும் தேதி பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளது. செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் விலைப்பட்டியல் செலுத்தப்படுவதால் குறைந்த நிலுவைத் தொகையை பிரதிபலிக்கும், கூடுதல் கட்டணம் செலுத்த வேண்டியதில்லை என்று கருதி.
