கணக்கியல் தகவல் அமைப்புகளின் அறிமுகம் - ais

பொருளடக்கம்

• 1. AIS மக்கள்
• 2. நடைமுறைகள் மற்றும் வழிமுறைகள்
• 3. AIS தரவு
• 4. AIS மென்பொருள்
• 5. ஐ.டி உள்கட்டமைப்பு
• 6. உள் கட்டுப்பாடுகள்
• நிஜ வாழ்க்கையில் ஒரு AIS எவ்வாறு செயல்படுகிறது
• அடிக்கோடு

ஒரு கணக்கியல் தகவல் அமைப்பு (AIS) என்பது ஒரு வணிகமானது அதன் நிதித் தரவைச் சேகரிக்க, சேமிக்க, நிர்வகிக்க, செயலாக்க, மீட்டெடுக்க மற்றும் புகாரளிக்கப் பயன்படுத்தும் ஒரு கட்டமைப்பாகும், எனவே இதை கணக்காளர்கள், ஆலோசகர்கள், வணிக ஆய்வாளர்கள், மேலாளர்கள், தலைமை நிதி அதிகாரிகள் (CFO கள்) பயன்படுத்தலாம், தணிக்கையாளர்கள், கட்டுப்பாட்டாளர்கள் மற்றும் வரி முகவர்.

ஒரு நிறுவனத்தின் நிதி பரிவர்த்தனைகள் மற்றும் பதிவுகளை வைத்திருப்பதில் மிக உயர்ந்த அளவிலான துல்லியத்தை உறுதி செய்வதற்காக சிறப்பு பயிற்சி பெற்ற கணக்காளர்கள் AIS உடன் ஆழமாக பணியாற்றுகிறார்கள், அத்துடன் சட்டப்பூர்வமாக அணுகல் தேவைப்படுபவர்களுக்கு நிதி தரவை எளிதில் கிடைக்கச் செய்வார்கள் - அனைத்தும் தரவை அப்படியே மற்றும் பாதுகாப்பாக வைத்திருக்கும்போது.

கணக்கியல் தகவல் அமைப்புகள் பொதுவாக ஆறு முதன்மை கூறுகளைக் கொண்டிருக்கின்றன: மக்கள், நடைமுறைகள் மற்றும் அறிவுறுத்தல்கள், தரவு, மென்பொருள், தகவல் தொழில்நுட்ப உள்கட்டமைப்பு மற்றும் உள் கட்டுப்பாடுகள். ஒவ்வொரு கூறுகளையும் விரிவாகப் பார்ப்போம்.

கணக்கியல் தகவல் அமைப்புகளுக்கான அறிமுகம்

1. AIS மக்கள்

AIS இல் உள்ளவர்கள் வெறுமனே கணினி பயனர்கள். ஒரு நிறுவனத்தின் AIS ஐப் பயன்படுத்த வேண்டிய நிபுணர்களில் கணக்காளர்கள், ஆலோசகர்கள், வணிக ஆய்வாளர்கள், மேலாளர்கள், தலைமை நிதி அதிகாரிகள் மற்றும் தணிக்கையாளர்கள் உள்ளனர். ஒரு நிறுவனத்தில் உள்ள பல்வேறு துறைகள் ஒன்றிணைந்து செயல்பட AIS உதவுகிறது.

எடுத்துக்காட்டாக, நிர்வாகமானது விற்பனை இலக்குகளை நிறுவ முடியும், அதற்காக ஊழியர்கள் சரியான அளவு சரக்குகளை ஆர்டர் செய்யலாம். சரக்கு உத்தரவு புதிய செலுத்த வேண்டிய கணக்கியல் துறைக்கு அறிவிக்கிறது. விற்பனை செய்யப்படும்போது, ​​விற்பனையாளர்கள் வாடிக்கையாளர் ஆர்டர்களை உள்ளிடலாம், கணக்கியல் வாடிக்கையாளர்களை விலைப்பட்டியல் செய்யலாம், கிடங்கு ஆர்டரைக் கூட்டலாம், கப்பல் துறை அதை அனுப்பலாம், மேலும் புதிய பெறத்தக்கது குறித்து கணக்கியல் துறைக்கு அறிவிக்கப்படும். வாடிக்கையாளர் சேவைத் துறை பின்னர் வாடிக்கையாளர் ஏற்றுமதிகளைக் கண்காணிக்க முடியும் மற்றும் அமைப்பு நிர்வாகத்திற்கான விற்பனை அறிக்கைகளை உருவாக்க முடியும். மேலாளர்கள் சரக்கு செலவுகள், கப்பல் செலவுகள், உற்பத்தி செலவுகள் மற்றும் பலவற்றையும் பார்க்கலாம்.

நன்கு வடிவமைக்கப்பட்ட AIS உடன், அவ்வாறு செய்ய அங்கீகாரம் பெற்ற ஒரு நிறுவனத்தில் உள்ள அனைவரும் ஒரே அமைப்பை அணுகலாம் மற்றும் அதே தகவலைப் பெறலாம். தேவைப்படும்போது, ​​நிறுவனத்திற்கு வெளியே உள்ளவர்களுக்கு தகவல்களைப் பெறுவதையும் ஒரு AIS எளிதாக்குகிறது.

எடுத்துக்காட்டாக, செலவுத் தரவு, விற்பனைத் தரவு மற்றும் வருவாயைப் பார்த்து நிறுவனத்தின் விலை கட்டமைப்பின் செயல்திறனை பகுப்பாய்வு செய்ய ஆலோசகர்கள் AIS இல் உள்ள தகவல்களைப் பயன்படுத்தலாம். மேலும், தணிக்கையாளர்கள் ஒரு நிறுவனத்தின் உள் கட்டுப்பாடுகள், நிதி நிலை மற்றும் சர்பேன்ஸ்-ஆக்ஸ்லி சட்டம் (SOX) உடன் இணங்குதல் ஆகியவற்றை மதிப்பீடு செய்ய தரவைப் பயன்படுத்தலாம்.

AIS அதைப் பயன்படுத்தும் மக்களின் தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்ய வடிவமைக்கப்பட வேண்டும். கணினி பயன்படுத்த எளிதானது மற்றும் மேம்படுத்த வேண்டும், செயல்திறனைத் தடுக்காது.

2. நடைமுறைகள் மற்றும் வழிமுறைகள்

AIS இன் செயல்முறை மற்றும் அறிவுறுத்தல்கள் தரவைச் சேகரித்தல், சேமித்தல், மீட்டெடுப்பது மற்றும் செயலாக்குவதற்குப் பயன்படுத்தும் முறைகள். இந்த முறைகள் கையேடு மற்றும் தானியங்கி இரண்டும் ஆகும். உள் மூலங்கள் (எ.கா., ஊழியர்கள்) மற்றும் வெளி மூலங்கள் (எ.கா., வாடிக்கையாளர்களின் ஆன்லைன் ஆர்டர்கள்) இரண்டிலிருந்தும் தரவு வரலாம். நடைமுறைகள் மற்றும் அறிவுறுத்தல்கள் AIS மென்பொருளில் குறியிடப்படும் documentation அவை ஆவணங்கள் மற்றும் பயிற்சி மூலம் ஊழியர்களிடம் "குறியிடப்பட வேண்டும்". பயனுள்ளதாக இருக்க, நடைமுறைகள் மற்றும் வழிமுறைகள் தொடர்ந்து பின்பற்றப்பட வேண்டும்.

3. AIS தரவு

தகவலைச் சேமிக்க, தரவுத்தளங்களுக்கு பொதுவாகப் பயன்படுத்தப்படும் கணினி மொழியான கட்டமைக்கப்பட்ட வினவல் மொழி (SQL) போன்ற தரவுத்தள கட்டமைப்பை AIS கொண்டிருக்க வேண்டும். AIS க்கு பல்வேறு வகையான கணினி பயனர்கள் மற்றும் தரவு உள்ளீட்டிற்கான பல்வேறு உள்ளீட்டுத் திரைகளும் தேவைப்படும், அத்துடன் வெவ்வேறு பயனர்களின் தேவைகளையும் பல்வேறு வகையான தகவல்களையும் பூர்த்தி செய்ய வெவ்வேறு வெளியீட்டு வடிவங்களும் தேவைப்படும்.

AIS இல் உள்ள தரவு என்பது நிறுவனத்தின் வணிக நடைமுறைகளுக்கு தொடர்புடைய அனைத்து நிதித் தகவல்களும் ஆகும். நிறுவனத்தின் நிதிகளை பாதிக்கும் எந்தவொரு வணிகத் தரவும் AIS க்குள் செல்ல வேண்டும்.

AIS இல் சேர்க்கப்பட்ட தரவு வகை வணிகத்தின் தன்மையைப் பொறுத்தது, ஆனால் அது பின்வருவனவற்றைக் கொண்டிருக்கலாம்:

• விற்பனை ஆர்டர்கள் வாடிக்கையாளர் பில்லிங் அறிக்கைகள் விற்பனை பகுப்பாய்வு அறிக்கைகள் கொள்முதல் கோரிக்கைகள் விற்பனையாளர் விலைப்பட்டியல் சரிபார்ப்பு பதிவேடுகள் இன்வென்டரி டேட்டா பேரோல் தகவல் டைம்கீப்பிங் டேக்ஸ் தகவல்

பெறத்தக்க கணக்குகள், தேய்மானம் / கடன்தொகுப்பு அட்டவணைகள், சோதனை இருப்பு, லாபம் மற்றும் இழப்பு போன்ற கணக்கியல் அறிக்கைகள் மற்றும் அறிக்கைகளைத் தயாரிக்க இந்தத் தரவைப் பயன்படுத்தலாம். இந்தத் தரவுகள் அனைத்தையும் ஒரே இடத்தில் வைத்திருப்பது A AIS இல் a ஒரு வணிகத்தின் பதிவு வைத்தல், அறிக்கையிடல், பகுப்பாய்வு, தணிக்கை மற்றும் முடிவெடுக்கும் நடவடிக்கைகளுக்கு உதவுகிறது. தரவு பயனுள்ளதாக இருக்க, அது முழுமையானதாகவும், சரியானதாகவும், பொருத்தமானதாகவும் இருக்க வேண்டும்.

மறுபுறம், AIS க்குள் செல்லாத தரவுகளின் எடுத்துக்காட்டுகள் மெமோக்கள், கடிதப் போக்குவரத்து, விளக்கக்காட்சிகள் மற்றும் கையேடுகள் ஆகியவை அடங்கும். இந்த ஆவணங்கள் நிறுவனத்தின் நிதிகளுடன் ஒரு உறுதியான உறவைக் கொண்டிருக்கக்கூடும், ஆனால், நிலையான அடிக்குறிப்புகளைத் தவிர்த்து, அவை உண்மையில் நிறுவனத்தின் நிதிப் பதிவின் ஒரு பகுதியாக இல்லை.

4. AIS மென்பொருள்

AIS இன் மென்பொருள் கூறு என்பது நிறுவனத்தின் நிதித் தரவைச் சேமிக்க, மீட்டெடுக்க, செயலாக்க மற்றும் பகுப்பாய்வு செய்யப் பயன்படுத்தப்படும் கணினி நிரல்கள் ஆகும். கணினிகள் இருப்பதற்கு முன்பு, ஒரு AIS ஒரு கையேடு, காகித அடிப்படையிலான அமைப்பாக இருந்தது, ஆனால் இன்று, பெரும்பாலான நிறுவனங்கள் கணினி மென்பொருளை AIS இன் அடிப்படையாகப் பயன்படுத்துகின்றன. சிறு வணிகங்கள் Intuit’s Quickbooks அல்லது Sage's Sage 50 Accounting ஐப் பயன்படுத்தலாம், ஆனால் மற்றவையும் உள்ளன. சிறிய முதல் நடுத்தர வணிகங்கள் SAP இன் பிசினஸ் ஒன் பயன்படுத்தலாம். நடுத்தர அளவிலான மற்றும் பெரிய வணிகங்கள் மைக்ரோசாப்டின் டைனமிக்ஸ் ஜி.பி., சேஜ் குழுமத்தின் MAS 90 அல்லது MAS 200, ஆரக்கிளின் பீப்பிள்சாஃப்ட் அல்லது எபிகார் நிதி மேலாண்மை ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்தலாம்.

தரம், நம்பகத்தன்மை மற்றும் பாதுகாப்பு ஆகியவை பயனுள்ள AIS மென்பொருளின் முக்கிய கூறுகள். நிறுவனத்திற்கான முடிவுகளை எடுக்க மேலாளர்கள் வெளியிடும் தகவல்களை நம்பியிருக்கிறார்கள், மேலும் நல்ல முடிவுகளை எடுக்க அவர்களுக்கு உயர்தர தகவல்கள் தேவை.

பல்வேறு வகையான வணிகங்களின் தனிப்பட்ட தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்ய AIS மென்பொருள் நிரல்களைத் தனிப்பயனாக்கலாம். ஏற்கனவே உள்ள ஒரு திட்டம் ஒரு நிறுவனத்தின் தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்யாவிட்டால், இறுதி பயனர்களிடமிருந்து கணிசமான உள்ளீட்டைக் கொண்டு இந்த மென்பொருளை வீட்டிலேயே உருவாக்கலாம் அல்லது மூன்றாம் தரப்பு நிறுவனத்தால் குறிப்பாக நிறுவனத்திற்காக உருவாக்கப்படலாம். இந்த அமைப்பு ஒரு சிறப்பு நிறுவனத்திற்கு அவுட்சோர்ஸ் செய்யப்படலாம்.

பொதுவில் வர்த்தகம் செய்யப்படும் நிறுவனங்களுக்கு, எந்த மென்பொருள் நிரல் மற்றும் தனிப்பயனாக்குதலுக்கான விருப்பங்கள் இருந்தாலும், சர்பேன்ஸ்-ஆக்ஸ்லி விதிமுறைகள் AIS இன் கட்டமைப்பை ஓரளவிற்கு ஆணையிடும். ஏனென்றால், SOX விதிமுறைகள் பொது நிறுவனங்கள் இணங்க வேண்டிய உள் கட்டுப்பாடுகள் மற்றும் தணிக்கை நடைமுறைகளை நிறுவுகின்றன.

5. ஐ.டி உள்கட்டமைப்பு

தகவல் தொழில்நுட்ப உள்கட்டமைப்பு என்பது கணக்கியல் தகவல் அமைப்பை இயக்க பயன்படும் வன்பொருளுக்கான ஒரு ஆடம்பரமான பெயர். கணினிகள், மொபைல் சாதனங்கள், சேவையகங்கள், அச்சுப்பொறிகள், எழுச்சி பாதுகாப்பாளர்கள், திசைவிகள், சேமிப்பக ஊடகங்கள் மற்றும் காப்புப்பிரதி மின்சாரம் உள்ளிட்ட ஒரு வணிகத்திற்கு எப்படியும் இந்த வன்பொருள் பொருட்கள் இருக்க வேண்டும். செலவுக்கு கூடுதலாக, வன்பொருள் தேர்ந்தெடுப்பதில் கருத்தில் கொள்ள வேண்டிய காரணிகள் வேகம், சேமிப்பக திறன் மற்றும் அதை விரிவுபடுத்தி மேம்படுத்த முடியுமா என்பது ஆகியவை அடங்கும்.

ஒருவேளை மிக முக்கியமாக, AIS க்கு தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட வன்பொருள் நோக்கம் கொண்ட மென்பொருளுடன் இணக்கமாக இருக்க வேண்டும். வெறுமனே, இது இணக்கமாக இருக்காது, ஆனால் உகந்ததாக இருக்கும் a ஒரு கிளங்கி அமைப்பு ஒரு வேகமான முறையை விட மிகவும் குறைவாக உதவியாக இருக்கும். வணிகங்கள் வன்பொருள் மற்றும் மென்பொருள் பொருந்தக்கூடிய தேவைகளை எளிதில் பூர்த்தி செய்யக்கூடிய ஒரு வழி, ஒரு ஆயத்த தயாரிப்பு முறையை வாங்குவதன் மூலம், வன்பொருள் மற்றும் வணிகத்திற்குத் தேவையான மென்பொருள் இரண்டையும் உள்ளடக்கியது. ஒரு ஆயத்த தயாரிப்பு முறையை வாங்குவது என்பது கோட்பாட்டளவில், வணிகமானது அதன் AIS க்கான வன்பொருள் மற்றும் மென்பொருளின் உகந்த கலவையைப் பெறும் என்பதாகும்.

ஒரு நல்ல AIS வன்பொருள் அமைப்பின் கூறுகளை பராமரித்தல், சேவை செய்தல், மாற்றியமைத்தல் மற்றும் மேம்படுத்துதல் ஆகியவற்றுக்கான திட்டத்தையும், உடைந்த மற்றும் காலாவதியான வன்பொருளை அகற்றுவதற்கான திட்டத்தையும் உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும், இதனால் முக்கியமான தரவு முற்றிலும் அழிக்கப்படும்.

6. உள் கட்டுப்பாடுகள்

AIS இன் உள் கட்டுப்பாடுகள் முக்கியமான தரவைப் பாதுகாக்க அதில் உள்ள பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகள் ஆகும். இவை கடவுச்சொற்களைப் போல எளிமையானவை அல்லது பயோமெட்ரிக் அடையாளம் போன்ற சிக்கலானவை. அங்கீகரிக்கப்படாத கணினி அணுகலில் இருந்து பாதுகாக்க மற்றும் அங்கீகரிக்கப்பட்ட பயனர்களுக்கான அணுகலைக் கட்டுப்படுத்த AIS க்கு உள் கட்டுப்பாடுகள் இருக்க வேண்டும், இதில் நிறுவனத்திற்குள் சில பயனர்கள் உள்ளனர். கணினியின் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட பகுதிகளை மட்டுமே அணுக அனுமதிக்கப்பட்ட தனிநபர்களால் அங்கீகரிக்கப்படாத கோப்பு அணுகலை இது தடுக்க வேண்டும்.

ஒரு AIS நிறுவனத்திற்கு மட்டுமல்ல, அதன் ஊழியர்கள் மற்றும் வாடிக்கையாளர்களுக்கும் சொந்தமான ரகசிய தகவல்களைக் கொண்டுள்ளது. இந்தத் தரவில் சமூக பாதுகாப்பு எண்கள், சம்பளத் தகவல், கிரெடிட் கார்டு எண்கள் மற்றும் பல இருக்கலாம். AIS இல் உள்ள எல்லா தரவும் குறியாக்கம் செய்யப்பட வேண்டும், மேலும் கணினிக்கான அணுகல் உள்நுழைந்து கண்காணிக்கப்பட வேண்டும். கணினி செயல்பாடும் கண்டறியப்பட வேண்டும்.

கணினி வைரஸ்கள், ஹேக்கர்கள் மற்றும் நெட்வொர்க் பாதுகாப்பிற்கான பிற உள் மற்றும் வெளிப்புற அச்சுறுத்தல்களிலிருந்து பாதுகாக்கும் உள் கட்டுப்பாடுகளும் AIS க்கு தேவை. இது இயற்கை பேரழிவுகள் மற்றும் தரவு இழப்பை ஏற்படுத்தக்கூடிய சக்தி அதிகரிப்புகளிலிருந்தும் பாதுகாக்கப்பட வேண்டும்.

நிஜ வாழ்க்கையில் ஒரு AIS எவ்வாறு செயல்படுகிறது

நன்கு வடிவமைக்கப்பட்ட AIS ஒரு வணிகத்தை அன்றாட அடிப்படையில் எவ்வாறு சீராக இயங்க அனுமதிக்கிறது அல்லது கணினி மோசமாக வடிவமைக்கப்பட்டிருந்தால் அதன் செயல்பாட்டைத் தடுக்கிறது. ஒரு AIS க்கான மூன்றாவது பயன்பாடு என்னவென்றால், ஒரு வணிக சிக்கலில் இருக்கும்போது, ​​அதன் AIS இல் உள்ள தரவு என்ன தவறு நடந்தது என்ற கதையை அறிய பயன்படுத்தலாம்.

வேர்ல்ட் காம் மற்றும் லெஹ்மன் பிரதர்ஸ் வழக்குகள் இரண்டு எடுத்துக்காட்டுகளை வழங்குகின்றன.

2002 ஆம் ஆண்டில், வேர்ல்ட் காமின் உள் தணிக்கையாளர்களான யூஜின் மோர்ஸ் மற்றும் சிந்தியா கூப்பர் ஆகியோர் நிறுவனத்தின் AIS ஐப் பயன்படுத்தி 4 பில்லியன் டாலர் மோசடி செலவு ஒதுக்கீடு மற்றும் பிற கணக்கு உள்ளீடுகளை கண்டுபிடித்தனர். அவர்களின் விசாரணை சி.எஃப்.ஓ ஸ்காட் சல்லிவன் நிறுத்தப்படுவதற்கு வழிவகுத்தது, அத்துடன் புதிய சட்டம் - சர்பேன்ஸ்-ஆக்ஸ்லி சட்டத்தின் பிரிவு 404, இது நிறுவனங்களின் உள் நிதிக் கட்டுப்பாடுகள் மற்றும் நடைமுறைகளை ஒழுங்குபடுத்துகிறது.

லெஹ்மானின் வீழ்ச்சிக்கான காரணங்களை ஆராயும்போது, ​​அதன் AIS மற்றும் பிற தரவு அமைப்புகளின் மறுஆய்வு ஒரு முக்கிய அங்கமாக இருந்தது, ஆவண சேகரிப்பு மற்றும் மறுஆய்வு மற்றும் சாட்சி நேர்காணல்கள். நிறுவனத்தின் தோல்விக்கான காரணங்களைத் தேடுவதற்கு "லெஹ்மானின் இயக்க, வர்த்தகம், மதிப்பீடு, நிதி, கணக்கியல் மற்றும் பிற தரவு அமைப்புகள் குறித்து விரிவான விசாரணை மற்றும் மறுஆய்வு தேவை" என்று 2, 200 பக்க, ஒன்பது தொகுதி ஆய்வாளரின் அறிக்கையில் தெரிவிக்கப்பட்டுள்ளது.

AIS எவ்வாறு கட்டமைக்கப்படக்கூடாது என்பதற்கு லெஹ்மானின் அமைப்புகள் ஒரு எடுத்துக்காட்டு. பரீட்சை செய்பவர் அன்டன் ஆர். வாலுகாஸின் அறிக்கை கூறுகிறது, "திவால்நிலை தாக்கல் செய்யப்பட்ட நேரத்தில், லெஹ்மன் 2, 600 க்கும் மேற்பட்ட மென்பொருள் அமைப்புகள் மற்றும் பயன்பாடுகளின் ஒட்டுவேலைகளைப் பராமரித்தார்… லெஹ்மானின் பல அமைப்புகள் கமுக்கமானவை, காலாவதியானவை அல்லது தரமற்றவை."

பரிசோதகர் தனது முயற்சிகளை மிகவும் பொருத்தமானதாக தோன்றிய 96 அமைப்புகளில் கவனம் செலுத்த முடிவு செய்தார். இந்த தேர்வுக்கு அமைப்புகளை எவ்வாறு பயன்படுத்துவது என்பதை அறிய பயிற்சி, ஆய்வு மற்றும் சோதனை மற்றும் பிழை தேவை.

"லெஹ்மானின் அமைப்புகள் மிகவும் ஒன்றுக்கொன்று சார்ந்தவை, ஆனால் அவற்றின் உறவுகள் புரிந்துகொள்வது கடினம், நன்கு ஆவணப்படுத்தப்படவில்லை. தேவையான தகவல்களைப் பெறுவதற்கு இந்த அமைப்புகளைத் தடுக்க அசாதாரண முயற்சி எடுத்தது" என்றும் வாலுகாஸின் அறிக்கை குறிப்பிட்டது.

அடிக்கோடு

AIS இன் ஆறு கூறுகள் அனைத்தும் ஒன்றிணைந்து முக்கிய ஊழியர்களுக்கு அவர்களின் நிதித் தரவை சேகரிக்க, சேமிக்க, நிர்வகிக்க, செயலாக்க, மீட்டெடுக்க மற்றும் புகாரளிக்க உதவுகின்றன. நன்கு வளர்ந்த மற்றும் பராமரிக்கப்பட்ட கணக்கியல் தகவல் அமைப்பு திறமையாகவும் துல்லியமாகவும் இருப்பது வெற்றிகரமான வணிகத்தின் இன்றியமையாத அங்கமாகும்.